كل ما تريد معرفته عن ادارة العمليات والطلبات
تتم إدارة كل عمل من خلال وظائف متعددة، كل منها مسؤول عن إدارة جوانب معينة من العمل، وتؤثر الطريقة التي تدير بها العمليات والطلبات تأثيرًا مباشرًا على كفاءة فريقك ونجاح عملك، وتُعَد عملية ادارة العمليات والطلبات واحدة من العمليات الهامة في شركتك، ويمكن أن تساعدك إدارة العمليات والطلبات على توصيل الطلبات للعملاء سريعاً، فهي ببساطة وظيفة تطبيق العمليات لضمان نقل البضائع بكفاءة وفعالية من موقع إلى آخر، وفي هذه المقالة على لوجستيات سنعرض لك كل ما تريد معرفته عن إدارة العمليات والطلبات
ما هي ادارة العمليات؟
ادارة العمليات هي إدارة ممارسات الأعمال لخلق أعلى مستوى ممكن من الكفاءة داخل المنظمة، وهو يهتم بتحويل المواد والعمالة إلى سلع وخدمات بأكبر قدر ممكن من الكفاءة لتعظيم ربح المنظمة، وتحاول فرق إدارة العمليات موازنة التكاليف مع الإيرادات لتحقيق أعلى صافي ربح تشغيلي ممكن.
استراتيجيات ادارة العمليات
تعمل إدارة العمليات على أنها غرفة محرك الشركة، ونظرًا لأن مديري العمليات يشاركون في العديد من الأدوار والوظائف، فقد طوروا العديد من الاستراتيجيات والتكتيكات المهمة لضمان التنفيذ السلس لالتزاماتهم ومسؤولياته، وفيما يلي أبرز استراتيجيات إدارة العمليات:
1. الاستفادة من البيانات
يعتمد مديرو العمليات الأذكياء على بيانات عالية الجودة ودقيقة وموثوقة للتخطيط والتسويق الاستراتيجي واتخاذ القرار، هناك نوعان شائعان من تحليل البيانات هما مقاييس الكفاءة والفعالية.
2. التحكم في تحديات البيانات
في بعض الأحيان قد تكون البيانات كبيرة جدًا وتختلف النتائج، مما يجعل المقارنة أمرًا صعبًا، ولحسن الحظ بمساعدة الأنظمة والبرامج المتقدمة يمكن للمديرين رؤية البيانات وإدارتها وتحليلها بسهولة أكبر وتنظيمها.
3. تحليل المخزون
سيتم تحليل المخزون بسهولة أكبر إذا كانت الشركة تستخدم برنامج ادارة المخزون، حيث ستسهل هذه الأداة أيضًا على المديرين تصنيف منتجاتهم.
4. عمليات التصميم
يعمل مديرو العمليات في إجراء أفضل الأبحاث والتقديرات الدقيقة والتطوير الصحيح للعمليات الجيدة، كل هذه الجهود ستؤدي في النهاية إلى نتائج جيدة طويلة الأمد.
5. التنبؤ وتحديد الأهداف
يوفر تحديد الأهداف التوجيه والتحفيز للشركة وموظفيها، حيث يعطي التنبؤ الأمل وكذلك يوفر فرصة للشركة للاستعداد لنتائج سيئة، ويتطلب التنبؤ بيانات تاريخية كاملة ودقيقة، وقد يستغرق هذا وقتًا طويلاً، ولكن بفضل البرامج المتخصصة أصبح يمكن القيام بذلك بسهولة وسرعة كبيرة.
6. التعاون بين الإدارات
هناك حاجة إلى التعاون بين الإدارات حتى تتمكن فرق التمويل والمبيعات والتسويق والموارد البشرية من العمل معًا في وئام لإدخال تحسينات على الشركة، ويتيح نظام تخطيط موارد المؤسسات التعاون بين الإدارات من خلال توفير معلومات مركزية لجميع الإدارات، مما يجعل الاتصال أسهل وأكثر شفافية.
7. إدارة الموارد البشرية
تُعَد إدارة الموظفين مهمة جدًا لنجاح عملك لأن الموظفين هم العمود الفقري لشركتك، وبدون هؤلاء الأشخاص ستتوقف الأنشطة التجارية اليومية ولن تتمكن شركتك من إنتاج سلع أو خدمات عالية الجودة.
ما هو نظام إدارة الطلبات؟
نظام إدارة الطلبات (OMS) هو وسيلة رقمية لإدارة دورة حياة الطلب، والتي تقوم بتتبع جميع المعلومات والعمليات، بما في ذلك إدخال الأمر وإدارة المخزون والتنفيذ وخدمة ما بعد البيع.
يوفر نظام إدارة العمليات (OMS) رؤية لكل من الأعمال والمشتري، ويمكِّن المؤسسات الحصول على نظرة ثاقبة في الوقت الفعلي عن المخزونات ويمكن للعملاء التحقق من وصول الطلب.
ما هي الخطوات التي تمر بها عملية إدارة الطلبات؟
تبدأ إدارة الطلبات عندما يضع العميل طلبًا وينتهي بمجرد استلام الحزمة أو الخدمة، يسمح للشركة بتنسيق عملية التنفيذ بأكملها – بدءًا من جمع الطلبات والمخزون والتسليم وحتى توفر الخدمة، يمكن أن يختلف سير العمل المعني بناءًعلى احتياجات الشركة، ولكن تتضمن عملية إدارة الطلبات النموذجية ثلاث خطوات:
- يضع العميل الطلب من خلال نموذج آلي، ثم يتحقق أحد أعضاء فريق المبيعات من التفاصيل ويؤكد الطلب.
- يقوم موظف المستودع بتأكيد تفاصيل الشحن وإنشاء فاتورة وتنفيذ الطلب، حيث الاختيار والتعبئة والشحن.
- مراقبة مستويات المخزون، وذلك لأنها تتقلب مع متطلبات العمل.
لماذا تحتاج شركتك لبرنامج ادارة عمليات وتوصيل طلبات
إن إدارة عمليات وتوصيل طلبات عملية هامة في سلسلة التوريد، والعماليات اليدوية أصبحت مكلفة بشكل كبير كما تستغرق وقت ومجهود ضخم، ولكن مع التطور التكنولوجي و التحول الرقمى وظهور التقنيات الحديثة باتت برامج إدارة عمليات والتوصيل الطلبات ذات دور جوهري.
حيث يساعد نظام إدارة العمليات وتوصيل الطلبات في التحكم في التكاليف وتوليد الإيرادات عن طريق أتمتة العمليات اليدوية وتقليل الأخطاء، وفي الحقيقة يكون لإدارة الطلبات تأثير مباشر على كيفية إدراك العميل لشركة أو علامة تجارية.
ففي بيئة متنوعة وضخمة يتوقع العملاء تجربة سلسة، حيث يمكن للعميل أن يطلب عبر الإنترنت ولكن لديه أسئلة ويكمل الطلب من خلال مركز الاتصال، كما أنه أثناء تنفيذ الطلب يتوقع العميل رؤية تحديثات مثل رسائل البريد الإلكتروني على طول الطريق.
مميزات برامج إدارة عمليات وتوصيل طلبات
وهناك عدد من المميزات التي تتيحها برامج ادارة العمليات وتوصيل طلبات، وأبرزها
- رفع جودة المنتج، حيث تراعي برامج إدارة عمليات وتوصيل طلبات جودة المنتجات أو البضائع التي تناسب العملاء عند التسليم وبعده.
- زيادة الإنتاجية، حيث تضمن برامج إدارة عمليات وتوصيل طلبات التوظيف المناسب للموارد للحصول على أقصى نتيجة.
- إرضاء العميل، حيث تضمن برامج إدارة عمليات وتوصيل طلبات تحقيق رضاء العميل عن الخدمة المُقدمَة، مما يساعد ف ازدهار الشركة.
- انخفاض تكلفة التشغيل، وذلك يتحقق من خلال الإنتاجية وجودة المنتجات ورضا العملاء، يتم تقليل التكلفة المتكبدة على خدمة المنتجات إلى أقصى حد، وهذا يؤدي في نفس الوقت إلى زيادة الإيرادات.
أنواع ادارة العمليات
تنقسم ادارة العمليات إلى نوعين، ادارة العمليات الداخلية والخارجية، وفيما يلي توضيح كل منهما:
1. ادارة العمليات الداخلية
وهي عندما تكون المنظمة تحتاج إلى عمليات أخرى تساعد أقسام أخرى في المؤسسة، وتعمل تلك الإدارة على تحليل كافة المعلومتا التي تحصل عليها من خارج بيئة العمل الداخلية، كما تقوم بتحليل جميع النتائج التي تم إنجازها من خلال الإدارات التنفيذية بالمؤسسة، كما أنها تعمل على ودمج المعلومات المختلفة داخل المؤسسة بغرض الحصول على نقاط الضعف التي تشوب خطة العمل أو الأعمال المنجزة يومياً.
2. ادارة العمليات الخارجية
تختلف إدارة العمل الخارجية عن الداخلية في الصلاحيات والأمراو المُعطاة، حيث يمكن أن تتدخل تلك الإدارة في قرارات مديري المبيعات أو الإنتاج أو التسويق أيضاً، وذلك نظراً لأنها تقوم بتحليل المعلومات التي تدخل للشركة من البيئة الخارجية، وبالتالي فهي تعلم بشكل أفضل ما هو المناسب لتلك الأقسام، حتى تتمكن من تحقيق الهدف الخاص بالشركة.
المواضيع التي تعالجها ادارة العمليات
تعالج ادارة العمليات عدد من المواضيع الهامة في الشركة، وفيما يلي تلخيصاً لأبرز المواضيع التي تعالجها ادارة العمليات:
- تحدد الأهداف الاستراتيجية للعميات، كالجودة، السرعة في الاستجابة لطلبات العملاء وتلبيتها، خفض التكاليف، وزيادة المرونة.
- تدير المخزون بحيث يتم تحديد الكميات المثلى للطلب الواحد وبالتالي تقليل التكاليف الكلية.
- تنظم وتصمم العمل وأسلوبه، بحيث تساعد في تقليل الوقت والجهد.
- كيفية تصميم المنتجات أو الخدمات التي يتم تقديمها، وذلك بغرض أن تكون مقبولة للعملاء مضموناً وسعراً.
- تخطط نظام الإنتاج بحيث تحقق كافة الأهداف الاستراتيجية، وذلك من خلال تخطيط مواقع العمل بالشكل المناسب.
- تحدد التكنولوجيا المناسبة للاستخدام في العمل.
- إدارة الجودة للوصول إلى المعدلات المطلوبة مما يحقق رغبات العملاء حول المنتج.
- تخطط الإنتاجية اليومية والشهرية والسنوية
- تحديد مواقع الإنتاج آخذة في الاعتبار نقل المواد الخام والمنتجات
- تدير المشروعات وطوابير الانتظار، كما تعمل على تطوير العمليات.
كيف يمكن أن تساعدك لوجستيات في ادارة العمليات والطلبات
تمتلك لوجستيات مجموعة من الحلول التقنية التي لا حصر لها، والتي تعتمد على أحدث التقنيات والأساليب، ويمكنها أن تقدم لك العديد من الخدمات المميزة من خلال التكنولوجيا المتكاملة التي توفرها بشأن تحديث الطلبات وإرسال التنبيهات للعملاء، وأبرز تلك الخدمات هي:
- تحديث الحالة بـ تم التوصيل أو لم يتم التوصيل.
- أسباب عدم التوصيل مربوطة تماماً مع نظام خدمة العملاء و نظام العمليات.
- إمكانية تعديل العنوان بواسطة مندوب التوصيل.
- مربوط بالخرائط لمعرفة العناوين.
- إرسال الاشعارات للعميل واتساب.
- استلام الشحنات من المرسلين بواسطة التطبيق.
- اكثر من ٨ أسباب لسبب لم يتم التوصيل / كل سبب له آلية خاصة للعمليات.
- الدليل الالكتروني ( التوقيع + الهوية ).
- إمكانية إعادة الجدولة اتوماتيكيا بواسطة المندوب.
- تسجيل المكالمات التي تتم بواسطة التطبيق.
والمزيد من الخدمات الأخرى، ويمكنكم طلب نسخة تجريبية والاستفسار عن مختلف تلك الخدمات من هنا
