كل ما تريد معرفته عن ادارة المخزون والمشتريات
يمكن أن تحقق الشركات الكثير من الفوائد نتيجة ادارة المخزون والمشتريات الفعّالة، والتي من شأنها أن تسهم في توليد المزيد من الأرباح واكتساب ميزة تنافسية كبيرة. خاصة وأن ادارة المخزون والمشتريات الفعّالة تعمل على تعزيز قيمة العلامة التجارية، وذلك بالاعتماد على أحد الأساليب والتقنيات. وكل هذا يساعد في تلبية طلبات العملاء بشكل أفضل، وكذلك الحفاظ على مستوى المخزون المناسب لنسب المشتريات الموجودة بالمؤسسة نفسها. وفي هذه المقالة سنتناول أهم التفاصيل حول ادارة المخزون والمشتريات، وكذلك الأهداف وأهم المسؤوليات والمهام.
ما هي ادارة المخزون والمشتريات؟
المقصود من ادارة المخزون والمشتريات هي تلك الأنشطة التي يتم من خلالها تنظيم وإدارة العمليات الشراء بالشركة وإدارة المخزون المتوفر بما يتناسب معها.
وتعتمد تلك الأنشطة على التخطيط ومحاولة استغلال الموارد المتوفرة بأفضل شكل ممكن، وبالتالي تحقيق الربح والحفاظ على تلبية طلبات العملاء بشكل دقيق.
مسئوليات ادارة المخزون والمشتريات
تتولى ادارة المخزون والمشتريات العديد من المسؤوليات داخل المؤسسة، والتي من شأنها أن تنظم عمليات الشراء وإدارة المخزون المتوفر بها. وفيما يلي أهم المسؤوليات التي تتحملها إدارة المشتريات والمخزون:
- التخطيط وإجراء البحوث المناسبة حول السوق.
- مراجعة طلبات الشراء بشكل دوري داخل المؤسسة.
- تحديد المستويات الخاصة بالمخزون والتخلص من المخزون الزائد.
- اعتماد عملية التسليم وإصدار أوامر التوريد والشراء داخل المؤسسة.
- وضع شروط وسياسات عمليات الشراء داخل المؤسسة.
- إجراء الدراسات المناسبة حول المنافسين للمؤسسة بالسوق.
- تنظيم السجلات الخاصة بالبيانات داخل المؤسسة.
- تحديد احتياجات المؤسسة ووضعها في الوقت الفعلي.
مهام ادارة المخزون والمشتريات
تعمل ادارة المخزون والمشتريات بشكل أساسي في تنظيم عمليات الشراء داخل الشركة، بجانب القيام بالعديد من المهام المؤثرة الأخرى. وفيما يلي أبرز مهام ادارة المخزون والمشتريات داخل أي مؤسسة:
- التنبؤ بوضع السوق وتحديد مقدار التنافس الموجود فيه.
- إجراء الجدولة الزمنية للمشتريات في المؤسسة.
- تحديد المستويات المناسبة من المخزون داخل المؤسسة.
- إنشاء الدراسات والبحوث لإتخاذ القرارات المناسبة فيما يتعلق بعمليات الشراء داخل المؤسسة.
- مراجعة طلبات الشراء الواردة والتحقق من مصداقيتها.
- إجراء الجرد بشكل منتظم لمخزون المؤسسة.
- تصنيف وتكويد المخزون الخاص بالمؤسسة.
- مراجعة عقود الشراء بالمؤسسة بشكل منتظم.
- صرف العناصر المختلفة التي تحتاجها المؤسسة.
- مراقبة كميات وتكاليف المخزون الخاصة بالمؤسسة.
- التخلص من الأصناف الغير ضرورية بالمخزون وتصريفها.
- التأكد من سلامة التقارير الخاصة بعمليات الشراء من الناحية القانونية.
- التحقق من حالة العناصر التي تم توريدها.
- تقديم الأوامر الخاصة بتوريدات الشراء.
- تقييم المخزون وفحص العناصر الموردة للمخزن.
أهداف إدارة المخزون والمشتريات
تسعى إدارة المخزون والمشتريات إلى تحقيق الكثير من الأهداف التي تؤثر بشكل إيجابي على مصلحة المؤسسة.
بحيث تضمن تحقيق أكبر عائد لها من خلال تنظيم عمليات الشراء والمخزون بشكل مناسب. وكذلك تقلل من التكاليف التي تتحملها الشركة. وفيما يلي بعض أبرز أهداف ادارة المخزون والمشتريات في أي مؤسسة:
- تقليل حدوث أي تأخير في تدفق المنتجات.
- توفير العناصر الأولية الضرورية للمؤسسة بأفضل سعر ممكن.
- التحقق من توافق العناصر مع معايير جودة المنتجات.
- العمل على تقوية الثقة بين الموردين والمؤسسة من خلال إقامة علاقات جيدة معهم.
- تحقيق التعاون والتكامل بين قسم المشتريات وباقي أقسام المؤسسة.
- جذب الكثير من الموردين للعثور على أفضل عروض الأسعار.
- إجراء المناقصات المناسبة للحصول على أفضل العناصر بأفضل سعر ممكن.
- ضمان استمرار عملية الإنتاج بالشكل المناسب.
- توفير كافة العناصر الأساسية المطلوبة في عملية الإنتاج بالمؤسسة.
إدارة المخزون والمشتريات فى نظام إدارة المخزون
يمكن أن يساعد نظام إدارة المخزون في تحقيق أفضل إدارة للمشتريات والمخزون في المؤسسة، وذلك بالاعتماد على أحدث الأدوات والأساليب.
والتي تعمل على توفير التقارير المناسبة حول المخزون والمشتريات، وكذلك تحديد المستويات المناسبة من المخزون والعمل على تعزيز المشتريات.
ويمكن أن توفر لك شركة لوجستيات أفضل نظام إدارة للمخزون، والذي سيمكنك من متابعة المخزون والمشتريات الخاصة بك بشكل أسهل.
فضلاً عن إمكانية عرض مستويات المخزون في الوقت الحقيقي، وكذلك إضافة وعرض وتحرير المخزون بجانب إمكانية توقع مستويات المخزون بدقة.
ويمكن أن يساعدك نظام إدارة المخزون من لوجستيات أيضاً في إدارة أوامر الشراء واستلام المخزون الوارد، وكذلك حجز أو تخصيص المخزون حسب الضرورة.