كل ما تريد معرفته عن الفاتورة الإلكترونية..فوائدها وأهم خصائصها

في ظل التطور الذي يشهده كافة المجالات، ومع التحول الرقمي الهائل الذي يمر به العالم، ظهرت الفاتورة الالكترونية، وهي واحدة من أحدث أساليب تبادل الفاوتير بين المؤسسات، وجاءت الفاتورة الإلكترونية كأحد أشكال الأتمتة والتي ستسهل العديد من الإجراءات بشكل واضح، وعملية الفوترة الإلكترونية هي المصطلح العام للعملية  والذي يعني الدفع والمعالجة واستلام المدفوعات عبر الإنترنت، ويتم فيها توظيف عملية إنشاء الفواتير  بأكملها رقميًا وصولاً إلى السماح بدفع هذه الفواتير إلكترونيًا، وتتعامل أجهزة الكمبيوتر والبرامج مع توليد هذه الفواتير والمدفوعات بتوجيهات بشرية، وفي هذه المقالة  لوجستيات لخدمات التقنية اللوجستية وأنظمة الشحن ستعرض لكم كل ما تريدون معرفته حول الفاتورة الإلكترونية.

ما هي الفاتورة الالكترونية؟

إن الفاتورة الالكترونية يمكننا تعريفها على أنها واحدة من المستندات الرقيمة التي تثبت مجموعة من المعاملات القائمة في عمليات بيع السلع والخدمات، والتي يتم تصميمها والتوقيع عليها أيضاً بشكل إلكتروني، كما أنه تتم عملية إرسالها بشكل إلكتروني أيضاً.

خصائص الفاتورة الالكترونية

الفاتورة الالكترونية هي فاتورة يتم إنشاؤها عبر الإنترنت، وعادة ما يتم إنشاؤها من خلال استخدام نظام محاسبة أو تمويل أو حل برمجي، ويسمح هذا عادةً للفرد أو الشركة بإجراء الدفع لتسجيل الدخول إلى نظام أو منصة والوصول إلى سجل الفواتير المدفوعة مسبقًا وغيرها من المعلومات، وفما يلي أبرز خصائص الفاتورة الالكترونية:

• جزء من نظام مركزي يسمح بمتابعة كافة المعاملات التجارية القائمة بين الشركات وبعضها البعض بسهولة.
• القدرة على تبادل كل الفواتير في أسرع وقت ممكن بشكل رقمي.
• وجود رقم تعريفي مميز لكل فاتورة.
• توافر محتوى وشكل موحد لكل فاتورة رقمية داخل كل منظومة.
• توافر الفواتير الإلكترونية بأكثر من لغة.

 فوائد الفاتورة الالكترونية

هناك العديد من الفوائد المرتبطة بالفواتيرة الإلكترونية، حيث يمكن أن تعزز عملك بشكل أفضل من خلال إبقائه منظمًا وفعالًا، مع إزالة بعض أعباء العمل عن كاهل عملك، وفيما يلي أبرز القوائد التي تتيحها الفواتير الإلكترونية:

• تقلل الفواتير الإلكترونية من معدل الأخطاء، حيث يتم معالجة الفواتير تلقائيًا، وبالتالي لا يوجد إدخال يدوي للبيانات.
• يمكن دفع الفواتير المستلمة تلقائيًا ببضع لمسات من الأزرار، مما يقلل من فرصة حدوث خطأ بشري.
• الانخفاض العام في العمليات اليدوية بدءًا من إنشاء الفواتير وإدخال البيانات يدويًا وتعبئة الفواتير الورقية وإرسالها، ثم انتظار استلامها ومعالجتها ودفعها، ثم انتظار وصول الدفعة، حيث يتم تقليل كل هذا أو إلغاؤه تمامًا.
• الحد من الأوراق المستعملة للتوثيق أو تخزين بيانات المعاملات.
• تقليل الفترة الزمنية اللازمة لإعداد الفواتير.
• تحسين كفاءة معالجة الفواتير، مما يساعد على جعل المهام المرتبطة بها أبسط وأسرع.

تعرف علي طريقة ربط المتاجر الإلكترونية مع أنظمة الشحن العالمية بمنصة واحدة

شكل الفاتورة الإلكترونية

بشكل عام، تبدو الفواتير الإلكترونية كنسخة رقمية من الفواتير الورقية الكلاسيكية، وتتميز بالعديد من العناصر نفسها؛ كالتاريخ ومبلغ الدفع وتاريخ استحقاق الدفع وشروط الدفع وأي تفاصيل أخرى ذات صلة.

ونظرًا لأنه يتم إنشاء هذه الفواتير وعرضها رقميًا، فإنها قادرة على عرض الارتباطات التشعبية الوظيفية التي يمكنها إرسال دافعين إلى بوابة الدفع حيث يمكن إجراء الدفع.

في الحالات التي لا تزال فيها الشركات تستخدم الفواتير الورقية وتعالجها، قد تكون الفاتورة الالكترونية مجرد نسخة ممسوحة ضوئيًا ورقمية من الفاتورة الورقية بتنسيق PDF.

ومع ذلك، فإن ما يظهر في الفاتورة الإلكترونية من حيث الشكل يعتمد إلى حد كبير على الشركة، ووضع الفواتير، ونظام الفوترة الإلكتروني الذي تم من خلاله إنشاء الفاتورة، وإليك نموذج مبسط يوضح شكل الفاتورة الإلكترونية

استبدال مشاكل الفواتير الورقية مع مميزات الفاتورة الإلكترونية

أصبحت الفوترة الإلكترونية الآن هي القاعدة بفضل السهولة والراحة والأمان والسرعة التي تضفيها الفاتورة الإلكترونية في المعاملات المختلفة، فقد أصبح يتركز التمويل الحديث الآن إلى حد كبير على الفوترة الإلكترونية.

كما تعتمد العناصر المهمة للمحاسبة مثل الحسابات الدائنة والذمم المدينة على معالجة الفواتير الإلكترونية، لذلك تحب العديد من الشركات استخدام الفوترة الإلكترونية لأنها تبسط عملية المحاسبة الخاصة بهم.

وتسمح برامج المحاسبة عالية الجودة للشركات بإلغاء الإدخال اليدوي للفواتير المدفوعة في نظام المحاسبة الرقمي، لذلك هناك إتجاه كبير نحو استبدال مشاكل الفواتير الورقية مع مميزات الفاتورة الإلكترونية لتفادي مشكلات العملية الورقية وتقليل الوقت والجهد، وتوفير نسبة كبيرة من التكاليف.