ما هو اذن صرف من المخزن وأهم مراحله

في عالم اليوم، أصبحت أهمية الكفاءة في استقبال المنتجات وتخزينها وشحنها من أهم أولويات أصحاب الأعمال، ولتعظيم أرباحك وتكون أحد الرواد في مجالك، فأنت بحاجة إلى إدارة مخزنك أو مستودعك بالشكل الأمثل، ويُعَد اذن صرف من المخزن أحد مراحل الدورة المستندية في المخازن،  وتتضمن إدارة المخازن دعم وتحسين وظائف المستودعات ومراكز التوزيع المختلفة، ويُعَد التخطيط والتحكم اليومي في الموارد في المخزن الخاص بك أمرًا بالغ الأهمية ويتضمن عمليات لا تتعلق فقط بالنقل والتخزين، بل وإدارته أيضاً، وفي هذه المقالة سنعرض لكم كل ماتريدون معرفته حول اذن صرف من المخزن وما هي أهم مراحله، كما سنتعرف على إذن استلام البضاعة.

اذن صرف من المخزن

هناك ما يُسمى بـ الدورة المستندية للمخازن، وتبدأ تلك الدورة عند شراء البضائع المراد تخزينها حيث تمر البضائع على مراحل، وأحد المراحل هي اذن صرف من المخزن، وهو مستند يقوم أمين المخزن بإنشائه وذلك بغرض إثبات قيامه بصرف بضاعة معينة من المخزن، وهناك أشكال أخرى بجانب اذن صرف من المخزن، وأهمها:

• إذن إضافة بضاعة، ويتم إنشاؤه عند وصول بضائع جديدة للمخزن.
• إذن تسليم بضاعة، ويتم إنشاؤه بواسطة المبيعات لصرف الكمية المطلوبة من البضائع.
• إذن مرتجع بضاعة، ويتم إنشاؤه عند الطلب في حالة وجود مرتجعات.

ومن أجل مراقبة المخزون بشكل دوري ومعرفة ما تم صرفة من المخزن وما هو متوفر ومتاح من بضائع وفرت لك شركة لوجستيات نظام إدارة المخزون لاصحاب الشركات والمؤسسات لمتابعة وادارة مخزنك بشكل مباشر ومعرفة ما يدور  داخل مخزنك في اى مكان وفي اي وقت.

إذن صرف بضاعة من المخزن

وهي أحد مراحل الدورة المستندية للمخازن، والتي تتم من خلال مرحلتين، حيث:

المرحلة الأولى | صرف البضاعة إلى العميل مباشرة

وفيها يتم اذن صرف من المخزن للبضائع المطلوبة من المخزن إلى العميل بشكل مباشر، بحيث يكون ذلك الطلب معتمد من إدارة المبيعات، ويتم عمل الإذن على أن يتم تحديد الأصناف المراد صرفها والتي تتوافق مع طلب العميل نفسه.

ثم يتم تسجيل تلك العملية بالتاريخ ورقم الطلب وكذلك اسم المستلم بغرض إثبات خروج البضائع بالفعل من المخزن، وبعدها يتم إرسال إذن صرف البضاعة إلى الإدارة المالية في الشركة، مع إرسال عمل نسختين منه، واحدة يتم إرسالها للعميل والأخرى للمخزن.

المرحلة الثانية | صرف البضاعة الى المخازن الفرعية بالشركة :

عند إضافة بضاعة مُحوَّلة من مخزن ما إلى مخزن آخر فرعي، فتلك العملية تتم من خلال عمل إذن تحويل، على أن يتضمن هذا الإذن اسم المخزن الفرعي المعني بعملية التوريد، وكذلك التاريخ وأصناف البضائع الواردة.

وفي الحالة الثانية، وهي صرف بضاعة ما من مخزن إلى مخزن آخر ولكنه تابع للمنشأة أو الشركة نفسها، فيتم عمل إذن تحويل صادر يشمل كل الأصناف المُحوَّلة، بالإضافة إلى اسم المخزن الذي تم تحويل البضائع الصادرة إليه مع التاريخ أيضاً.

نموذج إذن صرف بضاعة من المخزن

بعدما تعرفنا على  ماهية إذن صرف بضاعة من المخزن والمرحلتين الذي يمر بها، إليك نموذج إذن صرف بضاعة من المخزن لكي تتعرف على شكله وماهيته:

إذن صرف بضاعة excel

ويمكن القيام بإنشاء إذن صرف بضاعة باستخدام برنامج الإكسيل excel، على أن يتم عمل جدول يضم الخانات التالية:

• الكمية.
• الوحدات.
• كود العنصر.
• اسم العنصر.

إذن استلام بضاعة excel

هو ذلك الأمر الذي يُصدَر بعد أمر الشراء مباشرة، وهو أحد مراحل الدورة المستندية، والذي يشير إلى استلام البضائع وتحويلها إلي المخازن، ويقوم مسئول المخازن بعمل هذا الإذن ثم يتبعه بعمل جرد للطلبية.

والغرض من ذلك أن يتساوى في نهاية الأمر الرصيد الفعلي الدخل للمخزن من أصناف البضائع مع كمية أصناف البضائع نفسها الموجودة في الدفتر، ويمكن عمل إذن استلام بضعة أيضاً باستخدام برنامج الإكسيل excel، على أن يتضمن عدد من العناصر وهي:

• التسلسل.
• التاريخ.
• الصنف.
• الكمية.
• السعر.
• القيمة.
• الإجمالي.

وفيما يلي نموذج إذن استلام بضاعة excel للاطلاع عليه: