وضع خطة الشحن والجدول الزمني لجميع مراحل الشحن حتى التسليم

بغض النظر عن نوع العمل الذي تديره، فإن تسليم الطرود الوقت المحدد أمر ضروري، فهناك أهمية كبيرة لوضع خطة الشحن والجدول الزمني من خلال ادارة العمليات اللوجستية. والتي ستساعد في ضمان تسليم الطلبات في الموعد المحدد وبالتالي كسب رضا العملاء عن الخدمة المقدمة، وهذا لأن والعملاء ينزعجون بشدة عند تأخير مواعيد التسليم. لهذا السبب يحتاج مدير العمليات اللوجستية أن يضع خطة الشحن والجدول الزمني لجميع مراحل الشحن حتى التسليم. وفي هذه المقالة سنعرض لكم كيف يمكن أن يقوم مدير العمليات اللوجستية بوضع وضع خطة الشحن والجدول الزمني والالتزام بهم خلال كافة مراحل الشحن حتى التسليم.

أهم المواعيد خلال مراحل الشحن

إن الالتزام بالمواعيد خلال مراحل الشحن هو أحد أهم عوامل النجاح بشكل عام، خاصة في إدارة المتاجر الالكترونية  ومجال شحن المنتجات، والتي ستساعدك في كسب رضا العملاء.

وقد أثبتت الإحصاءات المختلفة أن حوالي ٤٥% من المتسوقين عبر المتاجر الإلكترونية يقومون بإلغاء طلبياتهم في حالة التأخير في موعد تسليمها. لذلك يحتاج مدير العمليات اللوجستية لدراسة الجدول الزمني وخطط الشحن للوفاء بالطلبات في موعدها.

وفيما يلي أهم المواعيد خلال مراحل الشحن التي يجب أن يضعها مدير العمليات اللوجستية في الاعتبار أثناء وضع الخطة الزمنية وجدول الشحن:

1. تاريخ الطلب

هو ذلك الموعد الذي يطلب فيه العميل للمنتج، فمثلاً عندما يدخل العميل للمتجر الإلكتروني ويشتري منه بدلة، فإن الموعد الذي يقوم فيه بالطلب هو تاريخ الطلب. والذي يجب أن يتم تخزينه ويساعد مدير اللوجستيات في جمع البيانات حول عدد الطلبات التي تأتي للمتجر في اليوم.

ومن خلالها يتمكن صاحب المتجر من معرفة أداء متجره، وهل الجهد التسويقية المبذولة مناسبة أم يحتاج لبذل المزيد من الجهود.

2. تاريخ الشحن

إن تاريخ الشحن هو التاريخ الأهم بالنسبة للعميل، وهو الوعد الذي يتم فيه نقل المنتج من المستودع الخاص بالمتجر الإلكتروني إلى شركة الشحن مباشرة.

ويهتم مدير العمليات اللوجستية بشكل خاص بهذا التاريخ، لأنه يعكس مدى سرعة المتجر في نقل الطلبات. وليس دائماً يجب أن يكون تاريخ الشحن هو نفسه تاريخ الطلب.

3. تاريخ التسليم

هو الموعد الفعلي الذي يصل فيه الطلب إلى موقع العميل الذي حدده أثناء شراء الطلب. ويتم منحه للعميل ويتم احتسابه في المتجر بداية من تاريخ وصول الطلب لشركة النقل. وعادة يقوم المتجر بتحديد المدة التي يمكن للعميل أن يستلم بعدها طلبه.

ويُعتبَر تاريخ التسليم هو أكثر التواريخ أو المواعيد أهمية بالنسبة للعميل، والتي يهتم بها أيضاً مدير العمليات اللوجستية،  لأنه من خلال يتعرف متى سيستلم طلبيته ومعرفة الوقت المستغرق لوصول الطلب إليه.

وهذا التاريخ أكثر أحد أكثر التواريخ التي تهم مدير العمليات اللوجستية وصاحب المتجر لمعرفة مدى فعالية شركة الشحن التي يتم التعامل معها في توصيل الطلبات.

4. تواريخ الشحن أثناء الأعياد

في الأعياد يكون هناك عطلات رسمية يتوقف فيها العمل خلالها، لذلك يحتاج صاحب المتجر لمعرفة أهم تلك التواريخ قبل موعدها. وذلك حتى يحفز العملاء على إتمام الطلب في وقت باكر حتى يتمكنوا من الحصول على الطلبيات قبل موسم الأعياد.

 5. تاريخ الإرجاع

هو الموعد الذي يكون مسموح للعملاء خلاله باسترجاع الطلبات، والذي قد يكون بسبب عدم رضا العملاء مثلاً عن المنتج أو وجود خطأ في المنتج أو الطلب الخاص بهم.

ويمنح أصحاب المتاجر الإلكترونية للعملاء مدة معينة يمكن خلالها استرجاع الطلب إذا ما كان هناك أية مشكلات به. وهذا التاريخ مهم أيضاً بالنسبة لصاحب المتجر وكذلك مدير العمليات اللوجستية والذي من خلاله يستطيع معرفة عدد العناصر المسترجعة وبالتالي العمل على تحسين الوضع لتقليل نسب المرتجعات في المتجر.

أهمية مواعيد الشحن بالنسبة للتجارة الإلكترونية

هناك أهمية كبيرة لـ مراحل الشحن بالنسبة للتجارة الإلكترونية بشكل خاص، ويُعتبَر دى فعالية الشحن هو نقطة التميز التي يمكن أن تزيد من قوة علامتك التجارية والتي يتولاها مدير العمليات اللوجستية.

لذلك يحتاج أصحاب المتاجر الإلكترونية إلى ضبط مواعيد الشحن ويمكن أن يتولى مدير العمليات اللوجستية مراحل الشحن العملية بالكامل، وفيما يلي أهمية مواعيد الشحن بالنسبة للتجارة الإلكترونية:

• كسب ثقة العملاء وتعزيز العلاقة بينهم وبين المتجر، حيث أن الدقة في تسليم الطلبات هي أحد أهم الأمور التي تهم العملاء. لذلك إذا كان هناك مشكلة في تسليم الطلبات بدقة في موعدها فإن هذا الأمر سوف يتسبب في تردد العملاء في التعامل مع متجرك.
• سهولة تتبع الطلبات وتبسيط عمليات الشحن، وذلك من خلال تحديد كافة التواريخ الخاصة بالطلبات ومواعيد الشحن والتسليم.
• التخطيط المسبق وذلك من خلال معرفة التجار لكافة أيام العطلات وبالتالي إمكانية تنبيه العملاء لها.
• رضا العملاء وهذا من خلال معرفة تاريخ التسليم الدقيق  للطلبات وكذلك مراحل الشحن، الأمر الذي يساعد في بناء سمعة جيدة للمتجر الخاص بك.

العوامل المؤثرة على مواعيد التسليم

هناك عدد من العوامل التي تؤثر بشكل كبير على مواعيد تسليم الطلبات وتلك العوامل قد تؤثر على مراحل الشحن وبالتالي تأخير مواعيد تسليم الطلبات. وفيما يلي أهم تلك العوامل:

• الأعياد، تؤثر الأعياد والعطلات على مواعيد التسليم، حيث أنها قد تتسبب في تأخير وصول الشحنات.
• الظروف الجوية، ،هي أحد أهم العوامل المؤثرة على مراحل الشحن، فظروف الطقس القاسية قد تعطل حركة المرور. وبالتالي تأخير وصول الطلبات في الموعد المحدد.
• خدمات الشحن، إن أوقات الشحن تختلف باختلاف خدمة الشحن نفسها سواء بري أو بحري أو جوي. كما أنها وجهة الشحن قد تؤثر أيضاً في عملية الشحن وخيارات التسليم نفسها.
• التخليص الجمركي، والذي يؤثر إجراءاته على مواعيد التسليم وكذلك مراحل الشحن بأكملها. حيث أنه في حالة الشحن الدولي فقد تستغرق عملية التسليم وقتاً أطول بسبب إنهاء إجراءات التخليص الجمركي.